Как направить претензию и зафиксировать ответ на нее.

Направьте претензию оптимальным способом по надлежащему адресу. Затем дождитесь ответа или окончания срока для ответа. В работе с претензиями учтите позиции судов и мнения практиков.

 

После того как заявитель составил претензию, ему нужно:

выбрать надлежащий способ отправки претензии;
направить претензию по надлежащему адресу;
получить ответ на претензию или дождаться окончания срока для ответа.

 

Верховный суд разъяснил отдельные вопросы досудебного порядка в постановлении Пленума от 22.06.2021 № 18 «О некоторых вопросах досудебного урегулирования споров, рассматриваемых в порядке гражданского и арбитражного судопроизводства» (далее – Постановление ВС № 18). Мы учли разъяснения Верховного суда в рекомендации.

Каким способом направить претензию адресату.

 

Претензию нужно направить адресату способом, который позволит зафиксировать:

факт направления претензии;
факт получения претензии;
содержание претензии.

 

Чтобы соблюсти эти требования, претензию можно направить по почте или с помощью курьерской службы (курьером). Иные способы (факс и др.) не позволяют достоверно подтвердить перечисленные выше обстоятельства, а потому суды к их использованию относятся скептически (кроме случаев, когда контрагент не оспаривает факт получения им претензии).

 

Первый способ: «Почта России».

Претензию отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении, ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении либо телеграммой.

При отправке претензии по почте зафиксируйте факт направления претензии. Это поможет подтвердить в суде соблюдение досудебного порядка. Доказывать в суде получение письма ответчиком не обязательно, поскольку саму претензию адресат может и не получить.

Лучше отправить претензию ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В таком случае сможете подтвердить не только факт отправки письма, но и то, что в конверте вы направили именно претензию, а не чистый лист бумаги. А отправка ценного письма стоит дешевле, чем направить телеграмму.

Чтобы отправить претензию ценным письмом, составьте и заверьте на почте опись вложения в конверт в двух экземплярах, а также уведомление о вручении. Один экземпляр описи оставьте себе, а второй экземпляр работник почты поместит в конверт, после чего запечатает письмо. Опись вложения с отметкой почты поможет доказать, что вы отправили именно претензию, а не что-то другое.

Факт направления претензии вы сможете подтвердить почтовой квитанцией об отправке письма.

Когда адресат получит претензию, вам вернется уведомление о вручении письма. Если хотите проверить получение, введите на сайте «Почты России» код письма (14 знаков), указанный в квитанции об отправке.

Но если направить претензию не ценным письмом, а заказным, ответчик не сможет сослаться, что истец нарушил порядок отправки претензии. При условии, что стороны не прописали иное в договоре (п. 12 Постановления ВС № 18).

Кроме того, если текст претензии не очень большой, ее можно направить телеграммой. Это позволит:

обеспечить получение претензии контрагентом на следующий рабочий день;
зафиксировать текст самой претензии, так как отправителю телеграммы выдают ее копию с отметкой «Почты России».

Второй способ: услуги курьеров (в том числе специализированных курьерских и почтовых служб).

Если они доставят корреспонденцию контрагенту в тот же день, то сам факт направления претензии фиксировать не нужно. Главное – зафиксировать факт ее вручения получателю. Для этого можно попросить курьера вручить претензию уполномоченному представителю адресата под расписку на ее копии. В этом случае копии претензии с отметкой представителя будет достаточно, чтобы подтвердить доставку и содержание претензии.

Если же курьер доставит претензию контрагенту в другой день, то нужно зафиксировать и факт ее отправки. Это связано с тем, что срок на подачу иска по общему правилу течет с даты направления претензии ответчику.

Контрагенты иногда ссылаются на то, что претензию получило ненадлежащее лицо, даже если это произошло в офисе адресата. Дело в том, что курьеры обычно не проверяют полномочия лица, которое получает претензию. Чтобы обезопасить себя от этого, стоит попросить курьера предложить представителю адресата поставить печать на копии претензии. Также можно сослаться на то, что полномочия лица на получение претензии явствовали из обстановки (абз. 2 п. 1 ст. 182 ГК).

 

По какому адресу отправить претензию.

По общему правилу претензию нужно направлять по юридическому адресу организации или по месту жительства гражданина. Адрес организации указан в ЕГРЮЛ, место жительства индивидуального предпринимателя – в ЕГРИП.

Однако если в договоре указан иной адрес для уведомления контрагента, то претензию обязательно нужно направлять по данному адресу.

Претензионный порядок будет соблюденным, если направить претензию по адресу, указанному в договоре. Но целесообразно одновременно направить претензию и по адресу (месту жительства) получателя. Это позволит в дальнейшем минимизировать риск неполучения претензии контрагентом.

Внимание
С 1 сентября 2013 года в ГК введена общая норма, которая касается юридически значимых сообщений. Все юридически значимые сообщения (заявления, уведомления, извещения, требования и т. д.), которые влекут гражданско-правовые последствия для другого лица, наступают с момента доставки соответствующего сообщения ему или представителю.

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было вручено или адресат не ознакомился с ним (ст. 165.1 ГК). Правила этой статьи применяются только в том случае, если другое не предусмотрено законом, условиями сделки либо не следует из обычая или практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Впоследствии Пленум Верховного суда дополнительно разъяснил, что юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним. Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения.

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат. Если в юридически значимом сообщении содержится информация об односторонней сделке, то при невручении сообщения по обстоятельствам, зависящим от адресата, считается, что содержание сообщения он воспринял и сделка повлекла желаемые последствия. Например, договор прекратится вследствие одностороннего отказа от его исполнения.

Что делать заявителю после того, как он направил претензию.

После того как вы направили претензию, дождитесь, пока придет ответ или закончится срок для ответа на претензию.

Срок на ответ исчисляйте со дня, следующего за днем отправки претензии, если иной порядок не установлен в договоре. В частности, стороны могут договориться, что срок на ответ течет со дня получения претензии адресатом.

Если рассчитываете решить спор без суда, то имеет смысл связаться с контрагентом и уточнить, ждать вам ответ на претензию или нет, и если ждать, то когда. В таком случае не стоит подавать иск уже на следующий день после того, как истечет срок для ответа, – подождите еще два–три рабочих дня. Если шансов разрешить спор без суда нет, то подавайте иск сразу же, как закончится срок для ответа на претензию.

Если срок для ответа на претензию исчисляется со дня получения претензии, то сначала проверьте, получил ли контрагент претензию.
Если отправили претензию в электронном виде, то дата отправки и дата доставки письма совпадают.
Если отправили претензию курьером, то датой получения претензии будет день, когда курьер доставил письмо по адресу контрагента, а тот принял письмо либо отказался его получать.
Если отправляете претензию по почте, то датой получения претензии будет день вручения письма, который указан в уведомлении о вручении или на сайте «Почты России», а если эти даты отличаются – самый ранний из таких дней.
Если контрагент в итоге не пришел на почту, чтобы получить письмо, то датой получения письма будет день, когда почта выслала письмо обратно отправителю. Это вытекает из статьи 165.1 ГК: юридически значимое сообщение получено, если оно поступило адресату, но тот сообщение не получил или с ним не ознакомился.

Через 30 календарных дней после направления претензии, если иной срок не установлен в законе или договоре, истец может обратиться с иском в арбитражный суд.

 

Как настроить претензионную работу в организации.
Чтобы настроить претензионную работу, нужно издать локальный акт, в котором необходимо прописать:

какие условия о претензионном порядке компания включает в договор с контрагентами;
кто рассматривает поступившие в адрес организации претензии и в какой срок дает ответ;
кто составляет претензии от имени организации;
кто подписывает претензии.

 

В частности, можно прописать, что претензии и ответы на них составляют сотрудники юридического отдела, а подписывает их начальник юридического отдела или его заместитель. Срок для ответа – пять рабочих дней. В договорах с контрагентами юристы компании включают сокращенные сроки для досудебного порядка, не более 10 рабочих дней со дня отправки претензии по почте.

Если в компании много сотрудников и отделов, то в положении о документообороте стоит прописать обязанность секретариата оперативно регистрировать поступившие письма в журнале учета поступившей корреспонденции, а затем незамедлительно передавать их в отдел, занимающийся претензионной работой.

С крупными и постоянными контрагентами целесообразно подписать отдельное соглашение об урегулировании спора в досудебном порядке. В этом соглашении можно урегулировать спорные вопросы досудебной работы: сроки отправки претензии и ее рассмотрения, способы отправки претензий, перечень приложений к претензиям и ответам на них, сроки предъявления претензий.

В отношениях с остальными контрагентами условия о досудебном порядке разрешения спора целесообразно включить в договор, отдельное соглашение заключать смысла нет.

26.01.2022

скопировано с сайта https://enterfin.ru/kak-napravit-pretenziju-i-zafiksirovat-otvet-na-nee/